Polityka Prywatności Magazyn i Logistyka Śląsk

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Magazyn i Logistyka Śląsk (dalej: „Spółka”, „my”), prowadzącą działalność w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka ma na celu poinformowanie osób, których dane dotyczą, o sposobie, zakresie i celach przetwarzania danych osobowych, a także o przysługujących im prawach.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Magazyn i Logistyka Śląsk prowadząca działalność na terenie Polski.

2.2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej na adres wskazany na naszej stronie internetowej lub w danych rejestrowych Spółki.

3. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

3.1. W związku z prowadzoną działalnością w zakresie transportu i logistyki możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach),
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numery telefonów, adres siedziby lub zamieszkania, adres do korespondencji,
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: adresy załadunku i rozładunku, dane nadawcy i odbiorcy przesyłek, informacje o towarze, dane kierowców i osób upoważnionych do odbioru towaru,
• dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, szczegóły płatności, historia rozliczeń, dane niezbędne do wystawiania faktur,
• dane zawarte w korespondencji (e‑mail, formularze kontaktowe, pisma tradycyjne),
• dane zbierane w związku z zapewnieniem bezpieczeństwa obiektów i infrastruktury logistycznej, w tym w szczególności w systemach kontroli dostępu oraz monitoringu wizyjnego (CCTV), jeżeli są stosowane.

3.2. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, lub pośrednio – od ich pracodawców/zleceniodawców, partnerów biznesowych, a także z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• zawarcie i realizacja umów z klientami i kontrahentami, w tym w szczególności umów transportu, spedycji i usług magazynowych,
• obsługa zgłoszeń i zapytań kierowanych do nas (w tym przez formularze kontaktowe, e‑mail, telefon),
• wystawianie dokumentów księgowych, prowadzenie rozliczeń i ewidencji księgowej,
• dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz ochrona infrastruktury magazynowej i logistycznej (w przypadku stosowania systemów monitoringu oraz rejestracji wjazdów/wyjazdów),
• prowadzenie działań marketingowych związanych z naszą działalnością, w tym wysyłka informacji handlowych, o ile posiadamy odpowiednią podstawę prawną (w tym zgodę, jeżeli jest wymagana),
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. na podstawie przepisów podatkowych, rachunkowych, transportowych, BHP).

4.2. Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych są w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora (m.in. dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa, prowadzenie kontaktów biznesowych, marketing bezpośredni własnych usług),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadku gdy jest ona wymagana (np. wybrane formy marketingu).

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępnione następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom oraz partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług transportowych, logistycznych i magazynowych,
• dostawcom usług IT, hostingu, systemów teleinformatycznych i narzędzi komunikacyjnych,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, windykacyjne,
• operatorom płatności i bankom,
• firmom ubezpieczeniowym oraz brokerom ubezpieczeniowym,
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy ścigania, organy administracji publicznej, sądy).

5.2. Dane co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeśli w wyjątkowych przypadkach doszłoby do takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO (np. standardowych klauzul umownych) oraz po poinformowaniu osób, których dane dotyczą, w zakresie wymaganym przez prawo.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

6.2. W szczególności:

• dane związane z wykonaniem umowy – przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy,
• dane księgowe i podatkowe – przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona,
• dane z monitoringu wizyjnego oraz z systemów kontroli dostępu – przez okres niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż kilka miesięcy, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub istnieje uzasadnione podejrzenie, że może stanowić dowód.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych (uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych),
• prawo sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, w zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

7.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami w sposób wskazany w niniejszej Polityce lub w danych kontaktowych udostępnionych na naszej stronie internetowej.

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

8. Dobrowolność podania danych

8.1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, świadczenia usług, obsługi zapytań lub spełnienia obowiązków prawnych.

8.2. Odmowa podania danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy, świadczenia usług lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

9. Bezpieczeństwo danych

9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

9.2. Dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnione osoby oraz podmioty przetwarzające, z którymi zawarliśmy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

10.1. Co do zasady nie stosujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływającego.

10.2. Jeżeli w przyszłości zdecydowalibyśmy się na wprowadzenie takich rozwiązań, osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym wyraźnie poinformowane, wraz z podaniem podstawy prawnej i przysługujących praw.

11. Zmiany Polityki Prywatności

11.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub zmian w sposobie przetwarzania danych.

11.2. Zaktualizowana treść Polityki będzie udostępniana w miejscach, w których jest ona zwyczajowo publikowana (m.in. na stronie internetowej Spółki). Zmiany obowiązują od momentu ich opublikowania, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

11.3. Zalecamy okresowe zapoznawanie się z aktualną wersją Polityki Prywatności w celu uzyskania informacji o tym, jak dbamy o bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych w Magazyn i Logistyka Śląsk.